Tata Ruang Kerja/ Kantor (Office Layout)

BAB 9: Tata
Ruang Kerja/ Kantor (Office Layout)

PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR
• Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.
• Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

TUJUAN
• Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
• Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
• Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
• Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
• Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
• Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
• Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
• Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
• Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Keuntungan Tata Ruang yang Baik
• Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 
• Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
• Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
• Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
• Pengawasan mudah dilaksanakan.
• Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
• Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.
• Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
• Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
• Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
• Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
• Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
• Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
• Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
• Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

• Tata Ruang Kantor Tertutup

• Tata Ruang Kantor Terbuka

• Tata Ruang Kantor Bersekat

• Tata Ruang Kantor Berpanorama

• Tata Ruang Kantor Gabungan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

• Perencanaan Cahaya

• Perencanaan Warna

• Perencanaan Udara

• Perencanaan Suara

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

• Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

• Segenap ruang dipergunakan secara efisien

• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

• Pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.

• Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

• Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

• Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

• Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

• Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

• Penerangan atau pencahayaan yang baik.

• Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai. 

• Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan.