Sistem Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

BAB 6: Sistem Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatuorganisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Pola Kegiatan Administrasi
1. Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secaraterpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugasmenangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat keluar atau surat masuk.

2. Pola Desentralisasi mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor padaunit masing-masing.

Sistem Pengurus Surat
• Sistem buku Agenda (sistem tradisional).

• Sistem Kartu Kendali (sistem pola baru modern).

• Sistem Takah (tata naskah)

Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda 

• Penerimaan Surat. Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja dibagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist ). 

• Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.

• Penyortiran Surat. Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. 

• Pencatatan Surat

• Pengarahan Surat. Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yangharus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi daripimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. 

• Penyampaian Surat 

 • Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. 

 • Buku ekspedisi ektern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

• Penyimpanan Surat. Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah,sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

• Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, danpenyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

• Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.

• Sebagai alat pelacak surat.

• Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses. 

Sebagai pengganti bahan ajar agenda dan ekspedisi. Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.

• Lebih efisien.

• Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda.

• Menghilangkan pencatatan yang berulang.

• Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.

• Memudahkan penyusunan arsip.

• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Jenis-Jenis Surat

Berikut ini merupakan macam-macma surat dan jenis-jenisnya antara lain terdiri dari surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas, dan surat lamaran kerja.

1. Surat Pribadi

Jenis surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat pribadi merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu, bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.

Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak memiliki nomor surat, jenis salam pembuka dan penutup bervariasi, penggunaan bahasa bebas dan cenderung tidak resmi, serta format surat yang bebas, tidak terikat aturan tertentu.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, instansi, atau organisasi tertentu. Hal-hal resmi tersebut mencakup undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya, yang bersifat formal.

Ciri-ciri surat resmi antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum, menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel lembaga resmi jika ada, serta menggunakan format yang baku.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat resmi sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan suatu pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak lain. Jenis surat ini bisa dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.

Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk menyampaikan keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan. Umumnya surat keputusan berkaitan dengan struktur pada sebuah lembaga atau instansi.

Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang menjelaskan tentang pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis surat ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.

Surat Perintah

Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau perintah dari atasan kepada pihak terkait. Umumnya jenis surat perintah ditemukan di lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu.

Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.

Surat Edaran

Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan terkait kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Bisa dibilang surat edaran fungsinya untuk memberi informasi, namun dikeluarkan secara formal oleh instansi resmi.

Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk memanggil atau mengundang orang atau pihak tertentu pada sebuah acara atau kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan menggunakan bahasa formal juga.

3. Surat Niaga

Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang digunakan badan usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa. Jenis surat ini penting untuk membangun koneksi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga sendiri terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdangangan. Umumnya klasifikasi surat niaga juga dapat dibedakan menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung pihak yang terlibat dan berkepntingan pada isi surat tersebut.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

Surat Perkenalan

Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.

Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk menawarkan produknya, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli produknya.

Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk meminta menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Pembeli meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan terkait produk yang dijual.

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat pesanan ini.

Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini penjual memastikan jumlah barang yang akan dibeli konsumen beserta harga, cara pembayaran, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada pembeli. Jenis surat ini dibuat setelah penjual dan pembeli telah sepakat mengenai transaksi tertentu.

Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual ketika penjual menolak permintaan pesanan dari pembeli terkait produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau pembeli menawar dengan harga rendah.

Surat Penagihan

Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual kepada pembeli saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Jenis surat ini juga disertai nominal harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya.

Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini dibuat saat pembeli belum bisa melakukan pembayaran karena satu dan lain alasan.

Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pembayaran produk yang baru.

Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat pembeli jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Pembeli merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.

Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat ini, penjual umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

4. Surat Dinas

Macam-macam surat berikutnya adalah surata dinas. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Fungsi surat dinas penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi tertentu.

Surat dinas bisa berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga, menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku, menggunakan bahasa resmi, menggunakan stempel instansi, serta menggunakan format surat tertentu.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

Surat Pemberitahuan Dinas

Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu terkait suatu hal yang harus diketahui.

Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi pada acara atau kegiatan tertentu.

Surat Kuasa Dinas

Surat kuasa dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

Surat Keterangan Dinas

Surt keterangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak terkait yang berkepntingan.

Surat Memo

Surat memo merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo disebut juga sebagai nota dinas.

Surat Edaran Dinas

Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang berfungsi sebagai pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

Surat Perintah Dinas

Surat perintah dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak tertentu.

Surat Laporan

Surat laporan merupakan jenis surat dinas yang merupakan bentuk tanggung jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.

Surat Berita Acara

Surat berita acara merupakan jenis surat dinas yang isinya berupa catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci.

5. Surat Lamaran Kerja

Jenis-jenis surat yang terakhir adalah surat lamaran kerja. Surat lamaran kerja merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju.

Bedasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi atau surat dinas, namun sering dikategorikan sebagai jenis surat sendiri. Hal ini karena jenis surat ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

TUGAS!

1. Buatlah 2 surat resmi yaitu surat masuk & keluar (masukan ke dalam format agenda surat masuk dan keluar)

2. Buatlah bentuk penyampaian surat dengan membuat lembar disposisi (dari surat masuk)

3. Buatlah format Buku Ekspedisi (diambil dari surat masuk)