Peralatan Kantor Dalam Kegiatan Administrasi

BAB 8: Peralatan Kantor Dalam Kegiatan Administrasi

Pengertian Tata Usaha
Tata usaha ( kantor ) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang.

Tugas Tata Usaha

• Menghimpun

• Mencatat

• Mengolah

• Menggandakan

• Mengirim

• Menyimpan

Pengertian Perbekalan

Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

Macam-macam Perbekalan

• Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil.

• Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan.

• Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dan sebagainya.

Fungsi-fungsi Perbekalan

• Fungsi Pengadaan

• Fungsi Inventarisasi

• Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan

• Fungsi Pengiriman/pemindahan

• Fungsi Penyimpanan

• Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang

• Fungsi Pengendalian

Pengertian Peralatan & Perlengkapan Kantor

• Peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

• Perlengkapan kantor adalahbarang-barang yang dimiliki perusahaan yang bersifat habis dipakai ataupun bisa dipakai berulang-ulang yang bentuknya relatif kecil dan pada umumnya bertujuan untuk melengkapi kebutuhan bisnis perusahaan.

Macam-macam Peralatan Kantor

• Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

• Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

• Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

• Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

• Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

• Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

• Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

Pengertian keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan untuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

FAKTOR PENYEBAB DAN AKIBAT KECELAKAAN KERJA

• Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat tersebut.

• Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah atau dalam keadaan sakit.

• Tidak tersedia alat-alat pengaman.

• Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai.

MENJAGA K3 ALAT KERJA

• Penggunaan alat harus sesuai dengan pletunjuk penggunaanya.

• Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya.

• Penggunaan alat harus disesuaikan dengan kemampuan atau daya kerja alat tersebut.

• Setiap pegawai yang akan mempergunakan alat-alat telah memiliki keahlian dan terampil dalam menggunakan alat tersebut.

• Setiap pegawai telah mengerahui kelebihan klelemahan dan bahaya yang mungkin timbul sebagai akibat dasri alat kerja yang dipakai.

• Agar alat kerja selalu dalam keadaan baik dan saat dipakai dapat bekerja dengan baik maka selalu memerlukan pemeliharaan dan perawatan secara rutin.

• Pada waktu tertentu alat-alat perlu diservis, direparasi dasn diganti komponen-komponennya yang sekiranya perlu segera diperbaharui.

LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR

• Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan

• Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat

• Menghindari kehilangan karena terkontrol terus

• Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

• Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik

• Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang