Penataan Dokumen Kantor

BAB 7: Penataan Dokumen Kantor

Pengertian Dokumen
Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor.

Kegiatan-kegiatan dokumentasitasi atau menata dokumen meliputi kegiatan sebagai berikut:

• Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi.

• Menyusun dan mengolah dokumen.

• Mereproduksi  dokumen.

• Menyajikan dokumen.

• Menyimpan dokumen. 

  

Tujuan Penataan dan Penyelenggaraan Dokumen Kantor

• Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman 

• Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat 

• Untuk menghindari pemborosan waktu & tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan 

• Untuk menghemat tempat penyimpanan 

• Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

Macam Dokumen Kantor

• Warkat biasa, adalah sebuah documen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran. 

• Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu documen yang nilai kegunaannya bersifat sementara, documen ini dapat diganti dan scara berkala dapat dimusnahkan. 

• Dokumen penting (improtant), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. 

• Dokumen atau warkaat sangat penting (vital), yaitu documen yang mempunyainilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya.

Sistem Penataan Dokumen Kantor 

• Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor. Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

• Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah. Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  

• Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad. Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  

• Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis. Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. 

• Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah. Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. 

Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
• Sistem nomor urut
• Terminal digit filing
• Middle digit filing
• Duplex numerical filling

SISTEM INDEKS DALAM PENATAAN DOCUMEN

Indeks dalam pengertian umum, yaitu merupakan alat bantu untuk menentukan suatu tempat.

Contoh Kartu Indeks

Dalam perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut : 

• Indeks numeric, yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomer kontrol atau disebut daftar infentarisasi 

• Indeks subyek, yaitu suatu daftar kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.