Komunikasi di Tempat Kerja

BAB 10: Komunikasi di Tempat Kerja

 

Pengertian Komunikasi

   "Komunikasi" berasal dari kata "Communicare", bahasa latin yang artinya memberitahukan atau berpartisipasi. Menurut bahasa Inggris "Communication" artinya suatu pertukaran informasi, ide atau konsep perasaan.

Beberapa definisi komunikasi antara lain:

• Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

• Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben J.G).

• Komunikasi adalah pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis).

• Komunikasi adalah usaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain.

• Komunikasi adalah menyampaikan dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

5 Unsur menurut Lasswell (1960)

• Who? (siapa/sumber).

• Says What? (pesan).

• In Which Channel? (saluran/media).

• To Whom? (untuk siapa/penerima).

• With What Effect? (dampak/efek).

Komunikasi terdiri atas 5 unsur pokok yang saling menunjang satu dengan yang lainnya. Unsur-unsur tersebut meliputi:

• Komunikator, yaitu pihak yang menyampaikan berita atau sumber berita, bisa perseorangan atau kelompok.
• Komunikan, yaitu pihak yang menerima berita dan menterjemahkan lambang-lambang atau isyarat-isyarat.
• Message, yaitu pesan berupa inti atau berita yang mengandung arti.
• Transmit, yaitu menyampaikan, mengirimkan, menyebarkan atau meneruskan. Bentuk penyampaiannya bisa berupa tulisan, lisan, lambang-lambang, isyarat (menggunakan gerakan tubuh dan suara).
• Feed back, yaitu output yang dihasilkan berupa tanggapan atau respons.

Peran Komunikasi

• Menciptakan Kepuasan Kerja

• Menyelesaikan Konflik

• Meningkatkan Produktivitas

• Masa Depan

• Pembentukan Hubungan

• Pemanfaatan Sumber Daya

Manfaat Komunikasi di Tempat

• Dapat memperoleh keterangan atau informasi yang diperlukan dala pelaksanaan pekerjaan

• Dapat mewujudkan kerja sama antarpersonel di tempat kerja dalam rangka pelaksaan tugas;

• Dapat memudahkan dalam pengembalian keputusan;

• Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun ketentuan yang berlaku di tempat kerja.

• Dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan di tempat kerja

• Dapat memudahkan karyawan mauupun pimpinan dala mengakses perkembangan ilmu dan teknologi.

Jenis Komunikasi

• Jenis Komunikasi menurut lawan Bicara

 a. Komunikasi pribadi

 b. Komunikasi umum

• Jenis Komunikasi menurut Jumlah Orang yang Berkomunikasi

 a. Komunikasi perseorangan

 b. Komunikasi kelompok

• Jenis Komunikasi menurut Cara Penyampaian

 a. Komunikasi lisan

    1) Langsung

    2) Tidak langsung

b. Komunikasi tertulis dalam bentuk gambar, foto, tabel, daftar, naskah, surat, dll.

• Jenis Komunikasi menurut Tujuan

 a. Komunikasi untuk tujuan memberi   perintah,

 b.  Komunikasi untuk tujuan diskusi atau perundingan,

 c. Komunikasi untuk tujuan pemberian   empati,

 d. Komunikasi dengan tujuan memberi   nasehat, saran, atau kritik,

 e. Komunikasi dengan tujuan wawancara.

• Komunikasi menurut Ruang Lingkup

 a.   Komunikasi internal yaitu komunikasi   yang berlangsung di dalam organisasi   atau institusi.

    1)   Komunikasi antara atasan dan   bawahan,

    2)  Komunikasi antara bawahan dan atasan,

    3)  Komunikasi horizontal.

b. Komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang berlangsung antara pihak organisasi/ instsitusi dengan pihak di luar organisasi.

Hambatan Komunikasi
     Satu hambatan utama dalam berkomunikasi adalah kecenderungan kita untuk bereaksi terhadap sebuat pernyataan dengan membentuk evaluasi berdasarkan sudut pandang kita sendiri. Hambatan ini dapat diatasi jika kita belajar untuk mendengar dengan pemahaman.
     Terdapat banyak hambatan untuk komunikasi. Beberapa yang paling umum antara lain:
1. Status, ketika ada hubungan atasan-bawahan, komunikasi cenderung satu arah. Yang superior berbicara, kita mengakui dan menyetujui.
2. Cacat fisik (khususnya kurang mendengar), adanya kekurangan fisik pada orang yang kita ajak berbicara.
3. Kebisingan eksternal, keika sedang menyampaikan pesan terjadi keributan di luar seperti, suara mobil, orang berteriak dan lain-lain.
4. Bahasa/jargon, penggunaan bahasa yang terlalu sulit dimengerti oleh lawan bicara dan penggunaan istilah-istilah yang tidak dimengerti oleh lawan bicara.
5. Tekanan waktu, ketika seseorang sedang tergesa-gesa, percakapan hanya satu arah. Kalimat-kalimat pendek digunakan dan cenderung tidak jelas. Ada risiko tinggi untuk salah paham.
6. Penetapan nilai (value judgements), penetapan nilai adalah pemberian nilai keseluruhan kepada komunikasi. Ketika mendengarkan, orang cenderung memberikam nilai 'benar' atau 'salah'.
7. Kurang perhatian (inattention), kurangnya minat merupakan penyebab utama dari kurang perhatian (inattention). Anda juga bisa terlalu banyak pikiran ketika ada banyak aktivitas di sekitar Anda, yang membuat sulit untuk sepenuhnya berkonsentrasi pada komunikasi yang diarahkan kepada Anda.
8. Melompat ke kesimpulan, hal ini terjadi ketika Anda medengar awal suatu pesan, mengandaikan kesimpulan dan/atau inti pesan, kemudian mengabaikan hal-hal yang dikatakan.
9. Emosi, marah, takut, benci dan cinta bisa menyebabkan Anda berperilaku secara tidak rasioal atau tidak masuk akal.

F. Mengatasi Hambatan Komunikasi
     Kunci untuk menjadi komunikator yang efektif adalah menjadi pendengar yang baik, khususnya pendengar yang penuh empati. Selain harus mendengar kata-kata yang digunakan oleh pengirim, mendengarkan dengan empat juga memerlukan pemahaman perasaan dan suasana hati dari orang tersebut. Mendengarkan dengan empati mencakup:
1. Menghindari membuat penetapan nilai (value judgements), ketika penetapan nilai (value judgement) digunakan, pikiran menjadi tertutup dan menjadi mustahil untuk memahami sudut pandang pengirim pesan.
2. Mendengarkan dengan intens dari seluruh cerita, waktu merupakan unsur penting dari mendengarkan dengan empati. Berikan kesan bahwa waktu Anda adalah milik mereka.
3. Mengenali perasaan dan emosi, berusaha menemukan makna perasaan-perasaan di balik kata-kata yang diucapkan. Yang harus diwaspadai adalah sikap permusuhan, kecemasan, depresi, ketergesa-gesaan atau keraguan.
4. Meninjau orang lain, tes pemahaman Anda terhadap situasi. Ungkapkan kembali pendapat orang yang berkomunikasi dengan Anda dari sudut pandangnya.
5. Bertanya dengan kepedulian untuk menegaskan, hindari pernyataan seperti "hal itu belum terjadi sebelumnya" atau "saya tidak bisa mempercayai hal itu."
6. Memahami, jaga objektivitas Anda dan hindari untuk terlibat secara emosional. Bimbing orang tersebut dengan pertanyaan-pertanyaan yang mengungkapkan ceritanya.

Jenis Komunikasi
Komunikasi terdiri dari 2 jenis, yaitu komunikasi verbal dan non-verbal.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal mencakup aspek-aspek berupa:
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata)
Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti. Oleh karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan)
Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara
Intonasi suara akan memengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proporsial merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor
Humor dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia, dugaan juga memberikan catatan bahwa tertawa dapat membantu menghilangkan stres dan nyeri.
e. Singkat dan jelas
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu dan tempat)
Timing adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan menjadi berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi. Artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi non-verbal merupakan bagian penting dalam situasi orang ke-orang (bertatap muka). Ada 5 aspek komunikasi non-verbal yang harus Anda ketahui:
1. Bahasa tubuh, artinya tindakan tubuh, termasuk cara berdiri, ekspresi wajah, penggunaan tangan, dst. yang digunakan pada saat berkomunikasi dengan orang lain. Tindakan-tindakan ini bisa mentransmisikan perasaan yang bertentangan dengan pesan verbal yang dikirimkan.
2. Karakteristik & penampilan fisik, mata, bibir, mulut, alis mata, hidung, dagu, dahi, tangan, jari, lengan, lengan kaki, kaki, dan posisi duduk bisa berbeda-beda dan mencerminkan kebutuhan, motif dan perasaan seseorang.
3. Ruang, individu mengontrol ruang di sekitarnya, dan hal ini memberikan pesan kepada orang lain. Pentinglah untuk memahami perbedaan antara jarak sosial, yakni jarak ketika berbicara dengan pelanggan, dan jarak personal berbeda-beda menurut budaya dan tingkat keakraban Anda dengan orang lain.
4. Lingkungan, ini berlaku untuk setting di mana Anda bekerja, misalnya, area disko yang agak gelap mungkin akan kelihatan mengancam beberapa orang. Demikian pula, kebisingan disko bisa mengganggu untuk beberapa orang. Ruang makan malam yang terlalu padat bisa terasa mengancam bagi beberapa pelanggan. Semua ini menunjukkan pesan-pesan non-verbal yang diinterprestasikan menurut emosi dan perhatian individu.
5. Waktu, di tempat kerja Anda, ketepatan waktu menyampaikan pesan bahwa Anda peduli dengan kepentingan tamu. Keterlambatan di ruang layanan pengiriman, pengambilan bagasi atau tanggapan kepada permintaan pelanggan bisa diinterprestasikan sebagai tidak mempedulikan. Kurangnya respon yang tepat waktu bisa diinterprestasikan sebagai pesa non-verbal bahwa Anda tidak peduli.

Penggunaan telepon yang benar
1. Jawab telepon dengan segera, sebelum 3x dering.
2. Sebutkan nama Anda, kebanyakan lembaga memiliki cara tertentu untuk menjawab telepon. Biasanya merupakan hal yang baik untuk mengatakan, "Reception. Dengan Tania. Ada yang dapat saya bantu?" atau "Garusa Indonesia. Dengan Lia. Ada yang dapat kami bantu?"
3. Siaplah untuk berbicara, konsentrasi dan abaikan gangguan.
4. Gunakan suara Anda dengan bijak, cara bertelepon yang menyenangkan dan efektif bisa dikembangkan. Tersenyum bisa membantu. Pikirkan orang tersebut sedang berdiri di depan Anda. Berbicaralah dengan kecepatan yang nyaman. 5. Proyeksikan kualitas ramah di dalam suara Anda, dengan menggunakan nada yang hangat dan alami. Posisikan reciever sekitar 5 cm dari mulut Anda. Bersikaplah sopan, siap membantu dan resposif. Jawabah pertanyaan dengan langsung. Hindari slang.
6. Dengarkan dengan penuh simpatik kepada keluhan pelanggan, mintalah maaf untuk kesalahan dan keterlambatan.
7. Jangan pernah berdebat dengan pelanggan.
8. Berusahalah untuk berbicara dengan jelas dan seksama.
9. Dengarkan pesan dengan seksama dan gunakan catatan pesan khusus.
10. Tulislah pesan dengan jelas, cantumkan inisial Anda di bagian bawah pada catatan pesan, sehigga penerima bisa melakukan tindak lanjut secara pribadi, jika diperlukan.

11. Akhiri panggilan dengan sopan, biarkan penelepon menutup telepon terlebih dahulu.