PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

BAB 3: PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

A. Pengertian Personil Administrasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian personil adalah pegawai; anak buah; awak. Anda tentu sering mendengar orang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.
1. Pegawai negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dandigaji oleh pemerintah.
2. Pegawai swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta / diluar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
3. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki statuspegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintahmaupun swasta.
4. Pegawai honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gajidan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
5. Personil administrasi adalah orang-orang atau karyawan / pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi / kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasaberupa gaji dan tunjangan.
6. Personil administrasi yang baik dan cakap dalam suatu kantor adalah kuncisukses untuk mencapai keberhasilan.
7. Personil administrasi merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karenapersonil administrasi mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi. Dengan demikian, sebaiknya seorang personil administrasi atau karyawan kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

B. Macam-Macam Personil Aministrasi
1. Administrator/Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yangmenentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankanoleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapaitujuan yang telah diterapkan.
2. Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain / para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan,sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Staf atau Pembantu Ahli Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapandalam kemampuan bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
4. Pegawai / pekerja adalah para karyawan yang langsungdigerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Administrasi
1. Kepala kantor / pimpinan kantor / direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerjadan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
2. Administrator atau bagian administrasi / tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat danmenyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusankearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerjapimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar.

D. Perangkat Kerja Personil administrasi
Sekarang ini banyak sekali jenis perangkat atau alat peralatan pendukung kerja bagi personil administrasi. Agar para personil administrasi dapat bertugasdengan baik sesuai kebutuhan dan keahliannya, para pimpinan kantor harus memberikan fasilitas yang memadai, sehingga kinerja mereka baik dan dapat dipertanggungjawabkan.

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis Jabatan

Analisis jabatan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan.

a. Manfaat Analisis Jabatan

  1. Uraian pekerjaan (Job Description),

  2. Spesifikasi pekerjaan (Job Specification),

  3. Evaluasi pekerjaan (Job Evaluation).

Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:

•Perekrutan dan seleksi karyawan

• Kompensasi gaji karyawan

• Evaluasi jabatan

• Penilaian prestasi kerja karyawan

• Pelatihan (training )

• Promosi dan pemindahan karyawan

• Organisasi

• Memperkaya pekerjaan

• Penyederhanaan pekerjaan

• Penempatan karyawan

2. Rekrutmen

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari danmempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yangada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. 

Penentuan sumber-sumber rekrutmen

1. Sumber internal yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasiatau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru.

Kelebihan sumber internal:

1. Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

2. Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.

3. Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.

4. Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

1. Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada diluar perusahaan.

2. Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

2. Sumber eksternal yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan.

Ciri-ciri:

1. Pelamar datang sendiri.

2. Kantor Dinas Tenaga Kerja.

3. Lembaga-lembaga pendidikan.

4. Pemuatan iklan/advertising 

5. Referensi seseorang/rekanan karyawan.

6. Mengambil dari perusahaan lain.

7. Nepotisme.

Keunggulan sumber eksternal:

1. Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik.

2. Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.

Kelemahan sumber eksternal:

1. Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.

2. Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi.

3. Waktu perekrutmen akan lama.

4. Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

Metode-metode rekrutmen

1. Metode tertutup, yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

2. Metode terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa.

Kendala-kendala rekrutmen

1. Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar-kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar. Jika kompensasi gaji besar, maka minat pelamar akan tinggi, tetapi jika kompensasi gaji kecil, minat pelamar akan rendah.

2. Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhipelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.

3. Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

4. Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

5. Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

6. Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

3. Seleksi

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Dengan demikian, seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaandalam rangka mendapatkan karyawan yang qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

Proses seleksi:

1. Penyaringan pelamar

2. Tes

3. Wawancara awal

4. Evaluasi latar belakang dan referensi

5. Wawancara mendalam

6. Test Kesehatan/fisik

7. Pengambilan keputusan

Langkah-langkah seleksi

1. Seleksi administratif yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan.

2. Penarikan tenaga kerja Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan.

3. Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

4. Tes dan Wawancara

Tes

1. Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik.

2. Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktik atau tertulis.

3. Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.

4. Tes minat (Interest Test ), yaitu tes untuk mengetahui kepribadianpelamar.

5. Tes bakat (Aptitude Test ), yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.

6. Tes kesehatan (Medical Test ), yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

Wawancara

Tujuan wawancara pada umumnya, antara lain:

1. Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.

2. Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran.

3. Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

4. Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

1. Qualified & profesional.

2. Jujur dan disiplin.

3. Inovatif dan bertanggung jawab.

4. Cakap dengan penempatan yang tepat.

5. Kreatif dan dinamis.

6. Berdedikasi tinggi.

7. Memenuhi syarat Undang-undang Perburuhan.

8. Dapat bekerja sama.

9. Dapat bekerja mandiri.

10. Mudah berkembang.

11. Mempunyai budaya dan perilaku malu.

Cara-cara seleksi: Secara Non Ilmiah & Ilmiah

1. Kualifikasi seleksi:

  a. Umur

  b. Keahlian

  c. Pendidikan

  d. Kesehatan

  e. Jenis kelamin

  f. Bakat

  g. Karakter

  h. Pengalaman

Syarat-Syarat Personil Administrasi

1. Persyaratan Pengetahuan

2. Persyaratan Keterampilan

3. Persyaratan Kepribadian

4. Pelatihan & Pengembangan Personil Kantor

Pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

Manfaat Pelatihan

1. Pelatihan dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor.

2. Dengan pelatihan, karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebihbaik.

3. Pelatihan dapat memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi dan aktivitas kerja.

4. Dengan pelatihan, karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugasdengan baik, efisien dan efektif

5. Dengan pelatihan, karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri.

6. Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Jenis dan Tujuan Pelatihan

1. Supervisory training adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaanuntuk memimbing para karyawan, di mana para peseta pelatihan ditugaskansebagai instruktur untuk melatih para karyawan, Peserta juga mendapatkanpengawasan dan penilaian.

2. Administrative training adalah pelatihan yang bertujuan memberikanpengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yangberhubungan dengan pekerjaan kantor.

3. Office Method training adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawantentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususyabidang kesekretariatan.

4. Refreshing training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaranatas informasi tentang pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

5. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan. 

6. Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien danefektif. 

7. Mengubah dan membentuk sikap karyawan. 

8. Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan. 

9. Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

5. Mutasi

Mutasi adalahpemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal(rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu organisasi.

Macam-Macam Mutasi

a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan:

  1. Mutasi antarurusan.

  2. Mutasi antarseksi.

  3. Mutasi antarbagian.

  4. Mutasi antarbiro.

  5. Mutasi antarinstansi.

b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi:

1. Production transfer  yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksidi tempat yang lama menurun.

2. Replacement transfer , yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegangke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yangbelum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan.

3. Versatility transfer  yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lainuntuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.4)

4. Shift transfer  yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, Shift A(malam) pindah ke shift B (pagi).5)

5. Remedial transfer  yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untukmemupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan.

6. Pemberhentian Personil Administrasi

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kekrja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajibanantara kedua belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkankebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.

Penyebab Terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja

a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan

b. Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakanperampingan/pengurangan karyawan

c. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri

d. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun

e. Pemberhentian karena sakit

Seberat apapun beban masalah yang kamu hadapi saat ini, percayalah bahwa semua itu tidak pernah melebihi batas kemampuan kamu