Jabatan & Analisis Jabatan

Materi BAB 2: Jabatan & Analisis Jabatan

Pengertian Jabatan
Jabatan atau occupation  adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.

Jenis Jabatan

1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor.

Pimpinan kantor adalah orang yang membantu dan bertangggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2. Manajerial

a. Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaandengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decission making). 

b. Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

c. Staf atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contohnya staf simpan-pinjam, stafakuntan, dan staf pemasaran.

d. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Development), Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakandan tujuan yang herus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unit di bidang ketatausahaan yangmeliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga,keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

Analisis Jabatan
Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,2002:127). 
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan/pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification). 
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yangdilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
1. Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalamorganisasi.
2. Langkah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan.
3. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknik analisis jabatan.
Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas seperti rekruitmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai,promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai. Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.
1. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkanbagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukanuntuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, namadepartemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisikerja, dan waktu kerja.
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentangpengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalamspesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi,berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan statusperkawinan.
3. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan denganpenetuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

Tujuan Analisis Jabatan
1. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
3. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Fungsi Analisis Jabatan
1. Pengadaan tenaga kerja
2. Pelatihan 
3. Evaluasi kinerja
4. Penilaian prestasi
5. Promosi dan transfer pegawai 
6. Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

Metode Analisis Jabatan
1. Kuesioner/daftar pertanyaan
2. Pengamatan (observation)
3. Wawancara (interview )
4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Jika kamu memiliki keinginan untuk memulai, kamu juga harus mempunyai keberanian dan keinginan ununtuk menyelesaikannya, bukan hanya mengakhiri